pesso dopo periodi di maggior lavoro tornano i buoni propositi di mettere in ordine la scrivania dell’ufficio, liberandola da scartoffie, pinzatrici, cavi e oggetti inutili. Secondo Plantronics, leader mondiale nella produzione di cuffie per telecomunicazione, una migliore organizzazione dello spazio intorno alla propria postazione aiuta ad ottimizzare il proprio lavoro. Oltre a documenti di lavoro, sulle nostre scrivanie stazionano spesso oggetti personali come lettori MP3, PDA e telefoni cellulari, che con i loro cavi e caricatori rendono più complicata la gestione dello spazio. Philip Vanhoutte, Managing Director EMEA di Plantronics, ritiene che l’organizzazione del proprio lavoro possa migliorare grazie a spazi gestiti in maniera più innovativa che e senza “ingombri” sulla propria postazione di lavoro.
“La scrivania, il luogo principale di lavoro, è spesso caratterizzata da un’enorme quantità di oggetti personali, accumulati alla rinfusa nel corso dell’anno” dichiara Philip Vanhoutte. “Il disordine crea una sorta di rumore visivo che aumenta sempre più, con il risultato di apportare maggiore stress e una minore efficacia lavorativa”.
“In Giappone, esiste l’usanza del oosooji, ovvero la grande pulizia: all’inizio di ogni anno ci si libera degli oggetti inutili, ribaltando letteralmente tutti gli armadi e riorganizzando lo spazio circostante. Se una scrivania ordinata favorisce una maggiore concentrazione mentale, è altrettanto vero che lo stile lavorativo sta cambiando, a favore di una sempre maggiore flessibilità che consente di lavorare attivamente anche da casa o in movimento.
“Il sogno di una società senza carta è ancora lontano, ma l’ufficio wireless è già una realtà. La tecnologia che libera i lavoratori dalla scrivania è ora a nostra disposizione, e prevediamo che il 2006 sarà caratterizzato da importanti cambiamenti riguardanti l’organizzazione degli spazi lavorativi, con impiegati più efficienti e meno stressati”, conclude Vanhoutte.
Una recente ricerca* commissionata da Plantronics ha messo in evidenza che il 50% delle persone trascorre la propria giornata lavorativa alla scrivania. Nonostante la sedentarietà, si utilizza regolarmente solo il 10% delle cose a portata di mano. Più le cose sono alla rinfusa, più si crea distrazione.
I consigli di Plantronics per il benessere in ufficio
Analizzare per quali motivi la scrivania è in disordine. Non sapete dove avete messo qualcosa? Non avete un sistema di organizzazione? Fate una lista di tutte le cause del disordine e di come risolvere questo problema. Immaginate di essere un lavoratore in movimento e sviluppate una policy in base a cui la vostra scrivania deve rimanere in ordine, con solo le cose essenziali per completare il lavoro del momento. Qualsiasi altra cosa dovrà essere posta fuori dalla vostra visuale. Riordinate di frequente, per evitare che si accumulino cose inutili. Valutate subito i documenti in arrivo: girateli, passateli a qualcun’altro, metteteli nella vostra pila delle cose da fare (che deve essere ben organizzata!) o gettateli via. Se possibile riordinate almeno una volta alla settimana oggetti come la pinzatrice, le penne, l’agenda, per dare alla vostra postazione un’impressione di pulizia. Ordinate i cavi, i fili e le periferiche in modo che non siano di intralcio – o ancora meglio, utilizzando la tecnologia wireless per eliminare i cavi Limitate gli oggetti personali. Analizzate il vostro stile di lavoro – di cosa avete bisogno per essere più comodi, efficienti e felici? Pensate alla vostra scrivania sempre in ordine come se la doveste condividere con qualcun altro o se doveste virtualmente muoverla da uno spazio all’altro.
*[1] Lo studio commissionato da Plantronics è stato effettuato a ottobre 2005 dalla KRC. Il totale delle persone intervistate è stato di 1.000 impiegati di ufficio nei seguenti paesi: Regno Unito, Francia, Germania, Italia, Spagna.
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