Il 75% degli utenti di computer soffrono di dipendenza dall’e-mail

econdo uno studio commissionato da Symantec il 75% degli utenti di computer soffrono di dipendenza dall’e-mail Anche l’88% degli intervistati italiani dichiara che l’uso dell’e-mail crea dipendenza Symantec Corporation ha annunciato oggi i risultati di uno studio condotto da Dynamic Market su 1.700 utenti, da cui emerge come l’Europa sia caratterizzata da una forte presenza di e-mail-dipendenti. Il 75% degli intervistati ha infatti dichiarato di non poter fare a meno dell’e-mail e uno su cinque rientra in una nuova categoria di utenti detti “dipendenti”, soggetti cioè che controllano l’e-mail in maniera compulsiva e si abbandonano al panico se non riescono ad accedervi.

Secondo lo studio gli intervistati rientrano essenzialmente in quattro categorie distinte in base all’uso che fanno dell’e-mail. Tali categorie sono: • i disciplinati: il 49% degli intervistati sostiene di essere “disciplinato”, ovvero rilassato rispetto all’e-mail ma molto rigido in merito a quando e dove utilizzarla, limitandola all’orario di ufficio e ai luoghi di lavoro; • i dipendenti: il 21% dichiara di controllare l’e-mail in maniera compulsiva, abbandonandosi al panico se non riesce ad accedervi. Questo gruppo trascorre più tempo connesso all’e-mail ogni giorno (2,6 ore in media), effettua il primo controllo della giornata prima delle 9 del mattino e invia e riceve più e-mail rispetto alle altre categorie; • i fobici: il 10% si definisce tecnofobico quando si tratta dell’e-mail, gli utenti di questa categoria utilizza l’e-mail solo per le funzioni di base poiché preferiscono la comunicazione verbale; • i sopraffatti: il 6% viene “bombardato” dalle e-mail e ha difficoltà a farvi fronte. Molti dei messaggi non vengono letti e gli utenti sono terrorizzati all’idea di connettersi.

“Le caratteristiche di ciascuna di queste categorie non stupiscono,” commenta Marco Riboli, Country Manager di Symantec Italia. “Ciò che preoccupa è il fatto che quasi il 40% del campione ha un approccio malsano all’e-mail: l’e-mail può portare enormi benefici e facilitare la vita lavorativa, ma gli utenti devono controllare il loro modo di usarla e il numero di volte in cui vi accedono. L’e-mail inoltre non dovrebbe mai ostacolare il lavoro e i dipendenti dovrebbero autoregolarsi e imparare a gestire la posta nel modo più efficiente possibile.”

Nel 2005 il numero di e-mail da gestire è aumentato notevolmente; il 91% delle imprese afferma infatti che negli ultimi 12 mesi il volume è aumentato in media del 47%, con un conseguente aumento del tempo dedicato alla loro consultazione e gestione. Il 52% dedica due o più ore al giorno all’invio e al ricevimento della posta elettronica, mentre il 15% vi dedica quattro ore al giorno, pari a più di due giorni lavorativi alla settimana.

In merito al tempo dedicato alla gestione delle e-mail, l’Italia rientra nel primo gruppo, infatti gli italiani vi dedicano mediamente 2 ore al giorno con una media percentuale di 4 e-mail ricevute e 32 inviate al giorno.

“Vari fattori hanno contribuito all’epidemia di e-mail-dipendenza attualmente in corso.” ha aggiunto Marco Riboli. “Oggi l’e-mail è molto più di un semplice strumento di comunicazione. Viene infatti usata per gestire agende o contatti, delegare mansioni e spesso viene anche utilizzata come registrazione formale degli eventi. Oggi l’e-mail è a tutti gli effetti un’agenda giornaliera e non stupisce che gli utenti vi facciano totale affidamento per gestire la loro vita lavorativa.” Secondo quanto emerso dallo studio, l’e-mail sembra aver prolungato la giornata lavorativa del dirigente medio: il 54% di tutti i dipendenti, infatti, la controlla prima delle 9 del mattino (alcuni già alle 6) e la maggior parte effettua l’ultima verifica della giornata intorno alle 17 (alcuni anche a mezzanotte).Gli italiani intervistati mediamente controllano per la prima volta le e-mail alle 8.40 e l’ultima alle 17.50.

Anche l’avvento dell’e-mail mobile sembra avere influito sulla giornata lavorativa. Il 31% degli intervistati usano un telefono cellulare per accedere alla posta; il 34% la controllano alla mattina appena svegli e il 30% alla sera prima di andare a dormire. Il 72% degli intervistati hanno controllato la posta fuori ufficio in situazioni non lavorative, il 40% dei quali mentre in vacanza e il 38% durante le assenze per malattia. Il 65% degli utenti dell’e-mail mobile usano il telefono cellulare a scopo lavorativo anche in presenza dei loro partner e/o di amici intimi e parenti. Uno degli aspetti incoraggianti emersi dallo studio è tuttavia un atteggiamento molto positivo nei confronti dell’e-mail. Se il 27% degli intervistati afferma che controllare la posta al di fuori dell’orario di lavoro aumenta lo stress, una percentuale significativa (23%) al contrario sostiene che lo riduce. Il 43% degli utenti dell’e-mail mobile ritiene che l’accesso fuori ufficio li renda più efficienti e il 75% è convinto che sia compito loro, e non dei loro datori di lavoro, tenere sotto controllo la propria inbox.

Nell’utilizzare l’e-mail ogni utente dovrebbe provare i seguenti consigli: 1. valutare quando e dove accedere alla posta elettronica; 2. se non si stanno aspettando comunicazioni urgenti, provare a lavorare offline per qualche tempo così da poter ultimare le attività in corso. Non sentirsi obbligati a farsi coinvolgere in ogni istante dalla posta elettronica; 3. gestire la casella della posta in arrivo. Archiviare le e-mail dopo averle lette e avere agito di conseguenza. Per ridurre il numero di messaggi contenuti nella casella della posta in arrivo, conservare solo quelli che richiedono un’azione, in modo che possano poi rappresentare la lista delle cose da fare; 4. in un mondo che si affida sempre più alla comunicazione elettronica, una conversazione assume maggior valore percepito. Cercare di usare l’e-mail solo quando una conversazione non è possibile o risulta essere inopportuna; 5. valutare chi ha veramente bisogno di ricevere il messaggio e inviarlo in copia di conseguenza. Se siete uno dei destinatari di un’e-mail valutate se sia veramente necessario usare la funzione “rispondi a tutti”.

Dynamic Markets ha condotto 1.700 interviste quantitative con dipendenti e responsabili informatici incaricati dei sistemi di e-mail delle loro aziende. Tutte le aziende avevano 500 o più dipendenti e operavano in vari settori in Europa, Medio Oriente e Africa. Sono state inoltre effettuate 15 interviste qualitative approfondite