3 anni e mezzo di vita persi a leggere email irrilevanti

econdo una ricerca indipendente sulle comunicazioni in ambito professionale commissionata da Plantronics, i manager europei trascorrono almeno due ore al giorno a leggere e scrivere email. Ne risulta che, nell’arco di una carriera lavorativa di 40 anni, ben dieci anni, pari al 25% del tempo a disposizione, vengono trascorsi per inviare o ricevere posta elettronica. Inoltre, secondo l’indagine svolta dall’Henley Management College su un campione di oltre 180 senior manager di diversi paesi, tre anni e mezzo della loro vita lavorativa sono spesi per scrivere e leggere email irrilevanti, una vera perdita di tempo, poiché ben il 32% dei messaggi inviati e ricevuti sono considerati inutili.

La ricerca di Plantronics rileva una crescita esponenziale del traffico di posta elettronica. Ogni email inviata genera a sua volta, dai quattro ai sei ulteriori messaggi che vanno ad affollare le nostre caselle di posta. L’utilizzo esagerato della posta elettronica, soprattutto per comunicazioni interne, è ritenuto dai manager che hanno partecipato alla ricerca un sostituto poco efficace delle discussioni faccia a faccia o a voce, In particolare l’eccesivo uso delle email prolunga i processi decisionali.

Lo studio mostra che, utilizzata efficacemente, la posta elettronica può aiutare a migliorare sia i processi sia la condivisione di informazioni, oltre che supportare le decisioni, ma se utilizzata in modo poco intelligente può creare un ambiente impersonale, ridurre le capacità dei singoli individui di intervenire e incoraggiare atteggiamenti difensivi che mirano solo a proteggere la propria posizione. Al contrario, si è scoperto che parlare al telefono può fermare l’ulteriore traffico di email, risolvendo spesso problemi e accelerando le decisioni.

Ci sono inoltre ulteriori vantaggi che una semplice telefonata apporta: l’utilizzo di un telefono con cuffie senza fili può, ad esempio, aumentare fino al 23% la produttività lavorativa, permettendo di svolgere più attività contemporaneamente e concentrasi di più.

Comunque, nonostante la provata efficienza del telefono come mezzo di comunicazione, la ricerca mostra che viene utilizzato raramente, preferendo discutere problemi complessi via email con molti interlocutori. Siccome il 43% dei manager intervistati ritiene che una piccola percentuale (solo il 10%) delle email inviate comunichi in modo chiaro il messaggio, ne emerge che questi messaggi servono solo a creare ancora più posta in arrivo da eliminare.

Il tempo perso per le email ha anche implicazioni sociali, poiché si tende ad interagire meno con gli altri. Se da una parte si è rilevato che la conversazione telefonica aiuta a costruire rapporti, dall’altra l’utilizzo della posta elettronica invece li indebolisce.

L’approccio lavorativo “in qualsiasi momento in qualsiasi luogo”, reso possibile dall’Information Communications Technology (ICT), ha avuto senz’altro il vantaggio di ridurre i costi di gestione e favorire piani di lavoro flessibili. In ogni caso, la crescente tendenza a offrire servizi alla clientela 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sta influenzando le vite dei lavoratori, che utilizzano sempre più la posta elettronica anche da casa, creando sempre più email, dato che un terzo dei manager intervistati possiede un palmare. È dura resistere alla tentazione di controllare la propria posta per cose importanti anche se a notte fonda o nel weekend – c’è subito il desiderio di rispondere per dimostrare di aver letto il messaggio.

Peter Thomson, Direttore di The Future Work Forum presso l’Henley Management College ha dichiarato: “La nostra ricerca dimostra che l’utilizzo delle email è fuori controllo, spesso creando confusione e inerzia. Dipinge anche un triste quadro di silenzio negli uffici dove i colleghi si scrivono email invece di parlare. C’è in ogni caso una soluzione ed è molto semplice – fare una telefonata con una cuffia e iniziare a parlare, le email dovrebbero servire solo a consolidare e ricapitolare quello di cui si è discusso al telefono”.

Philip Vanhoutte, Managing Director per l’Europa di Plantronics ha dichiarato: “I nostri risultati mostrano che il telefono viene utilizzato come mezzo di comunicazione secondario dopo la posta elettronica, nonostante quest’ultima abbia un impatto negativo sulla produttività, sul benessere e sui risultati dell’azienda. È necessario che i manager incoraggino di più l’utilizzo del telefono e che insegnino ai propri dipendenti come utilizzare efficacemente le tecnologiche a supporto dei processi decisionali e delle relazioni interpersonali .”.