L’informatizzazione dei processi di spesa della Pubblica Amministrazione

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Oltre un mese per la consegna del bene o del servizio acquistato, circa cinque mesi prima che il fornitore ne ottenga il pagamento. Questi i due dati principali emersi dallo studio di Visa Europe in collaborazione con IDC Government Insights sullo eProcurement nel settore pubblico del nostro Paese.

Lo studio ha prodotto un Libro Bianco “L’informatizzazione dei processi di spesa della Pubblica Amministrazione” che, oltre ad analizzare l’utilizzo dell’eProcurement nella Pubblica Amministrazione italiana, per la prima volta esplora gli attuali processi e forme di pagamento, nonché la loro tempistica di gestione. Il documento trae le proprie conclusioni da un sondaggio effettuato su 85 organizzazioni del settore pubblico di varie dimensioni e tipologia (metodologia: si rimanda alle note per i redattori a fine comunicato).

Il panorama delineato dalla ricerca evidenzia una spinta positiva all’informatizzazione della spesa messa in atto dalla nostra pubblica amministrazione e un buon livello di diffusione di soluzioni per l’eProcurement, seppure il potenziale rimanga ancora inespresso. Tra le organizzazioni che hanno partecipato allo studio, le amministrazioni centrali e locali sono le maggiori utilizzatrici di piattaforme eProcurement sebbene la stragrande maggioranza (57%) acquisti meno del 10% dei propri approvvigionamenti con strumenti eProcurement e lo fa quasi esclusivamente per le spese dedicate ai settori TLC (25%), rifornimento carburante (25%) e prodotti IT (24%).

La lenta penetrazione della digitalizzazione del processo di acquisto di beni e servizi della PA italiana è ancora più evidente nella fase post-acquisto di fatturazione e di pagamento, rendendo i tempi di gestione del processo molto dilatati. Un recente studio della Commissione Europea su alcuni mercati chiave, Italia compresa, ha infatti evidenziato che solo una relativa percentuale (19%) delle amministrazioni pubbliche che si avvalgono di piattaforme eProcurement accetta ed elabora la fatturazione online e la percentuale scende drammaticamente a 0% per il pagamento attraverso sistemi elettronici.

I dati della Commissione Europea sono corroborati dallo studio di Visa Europe. Dopo la presentazione dell’ordine d’acquisto, il bene/servizio acquistato e la relativa fattura viene ricevuto entro un mese circa dal 54% del campione, ma vi è anche un 10% che attende fino a 5 mesi. Avvenuta la consegna del bene o del servizio, il periodo di attesa dell’ordine di pagamento per il 49% del campione è in media di circa 2 mesi, mentre per il 31% questo periodo è compreso tra i 2 e i 5 mesi. Una volta emesso l’ordine di pagamento, l’invio della documentazione dell’avvenuto pagamento da parte della banca è abbastanza spedito: il 38% del campione risponde che ciò avviene in meno di una settimana, 45% entro un mese. Infine, i controlli di auditing post-acquisto da parte delle amministrazioni pubbliche sono realizzati in media ogni 199 giorni.
Esplorando le attuali forme di pagamento del settore pubblico, lo studio condotto da Visa Europe e IDC Government Insights mostra che le amministrazioni locali, gli enti sanitari e le università utilizzano banche e Poste Italiane, mentre quelle centrali per legge si affidano alla Banca d’Italia. Quasi la totalità delle organizzazioni partecipanti all’indagine si avvale di bonifici bancari per il pagamento degli approvvigionamenti, ma pagamenti via assegno vengono effettuati dal 17% delle amministrazioni locali e dal 29% degli enti sanitari. Sorprendentemente il 25% delle amministrazioni locali paga la fornitura in contanti, lo stesso vale per il 24% degli enti sanitari e il 20% delle università.

Per quanto concerne le spese cosiddette “in economia”, cioè tutti quegli acquisti di basso importo che non prevedono l’utilizzo né di gare né di aste pubbliche, le carte di pagamento apporterebbero notevoli vantaggi, in particolare nel controllo della spesa, nella riduzione di diseconomie, nella semplificazione delle procedure, nell´aumento dell´efficienza e dell’efficacia del processo, e, soprattutto, nella maggiore trasparenza, tracciabilità e controllo della spesa, in linea con quanto auspicato dalle direttive introdotte nelle leggi finanziarie dal Governo. Un esempio di eccellenza è la Government Procurement Card (GPC) che l’Office of Government Commerce (OGC) ha implementato nel Regno Unito. La Government Procurement Card (GPC) è una carta purchasing, ovvero una carta “d’acquisto” per il settore pubblico che comprende un sistema di pagamento e di fornitura dati. Introdotto nello UK per la prima volta nel 1997, il programma ha giocato un ruolo chiave nel supportare gli enti di governo centrale e locale nel miglioramento dell’efficienza delle loro pratiche di acquisto. Per l’anno fiscale concluso a marzo 2006 sono state portate a termine oltre 3 milioni di transazioni, per un valore totale di spesa di £1,8 miliardi, con un risparmio cumulativo dal lancio del programma stimato in oltre £570 milioni per i cittadini britannici. La stima di riduzione di impatto ambientale mostra un abbattimento dell’emissione di CO2 di circa 150 tonnellate e un risparmio di circa 118 milioni di fogli A4 (sulla base di calcolo di 10 fogli A4 per transazione).

Uno dei maggiori benefici al settore pubblico delle carte purchasing inserite nei programmi di eProcurement è dato dai servizi e dagli strumenti di gestione delle informazioni, con sistemi di reportistica informatici che possono essere resi disponibili sia su Internet sia integrando i sistemi di gestione amministrativa già operativi. Questa ricchezza e trasparenza di informazioni è molto utile perché consente sia una centralizzazione delle politiche di acquisto e il loro monitoraggio sia, soprattutto, una negoziazione di sconti con i fornitori più puntuale ed efficiente. I fornitori beneficiano di un migliore flusso di cassa, di una riduzione del controllo delle insolvenze e dell’opportunità di non emettere fatture cartacee grazie alle soluzioni elettroniche rese disponibili quando si accettano pagamenti attraverso carte purchasing.

Davide Steffanini, Direttore Generale di Visa Europe in Italia, ha commentato: “Lo studio di Visa Europe evidenzia come il processo di approvvigionamento del settore pubblico debba ancora evolvere. I benefici che la Pubblica Amministrazione ha dichiarato di riscontrare grazie all’utilizzo degli strumenti di eProcurement rischiano di non essere effettivamente portati a compimento se tutte le fasi del processo non sono adeguatamente informatizzate.”

“I pagamenti sono una componente fondamentale della finanza pubblica e l’introduzione dei pagamenti con carta porterebbe a significativi vantaggi” – ha proseguito Steffanini – “Attraverso le carte purchasing le amministrazioni pubbliche per esempio hanno l’opportunità di emissione di un unico mandato di pagamento per gli acquisti di un determinato periodo e la possibilità di verificarli puntualmente sull’estratto conto. Le carte di pagamento consentono un controllo flessibile e sicuro dei limiti di spesa, che può essere declinato per tipo di beni, per importo o per fornitori; nonché la velocizzazione dell’evasione di pagamenti verso i fornitori.”

L’esperienza di Visa con l’amministrazione pubblica britannica attraverso il programma GPC Visa (GPC Visa: si rimanda alle note per i redattori a fine comunicato) è un esempio di eccellenza che, se reso accessibile anche nel nostro paese, contribuirebbe a notevoli risparmi al sistema Italia, risparmi che possono essere re-indirizzati al miglioramento del servizio al pubblico” ha concluso Davide Steffanini.

La finanziaria 2007 prevedeva la sperimentazione delle carte elettroniche per i pagamenti di limitato importo da parte della PA. Tuttavia ad oggi, fatto salvo qualche raro caso nell’amministrazione locale e nelle università, la sperimentazione non è ancora partita. Gli unici ambiti in cui le amministrazioni dello Stato già utilizzano carte di pagamento sono le carte di viaggio per le trasferte di lavoro e le carte cosiddette petrolifere, utilizzate soprattutto dalle forze dell’ordine. In entrambi i casi il funzionario pubblico riceve una fattura unica con tutte le spese e questi dà la sua approvazione perché ne avvenga la registrazione.

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