Sommersi dalle informazioni? I consigli per il 2009

Dobbiamo spegnere il telefono cellulare? Ignorare la casella vocale? Alla chiusura di un 2008 caotico, per l'anno nuovo ci si propone di recuperare la tranquillità persa, ma allo stesso tempo ci si chiede come sia possibile trovare la giusta soluzione per gestire al meglio il sovraccarico di informazioni. Da oltre 30 anni i ricercatori Xerox studiano le modalità con cui i lavoratori comunicano e gestiscono le loro funzioni, gettando le basi dell’etnografia, ovvero con un metodo scientifico che studia le abitudini delle persone nella loro quotidianità.

Sulla base dello studio “Future of Work” realizzato dai ricercatori, di seguito una serie di indicazioni e suggerimenti per poter risparmiare tempo e gestire in modo ottimale il sovraccarico informativo:

1. Respirare. Può sembrare semplice e scontato, ma non tutti si prendono il tempo per farlo, è quindi importante programmare alcune interruzioni all'interno della routine lavorativa. Contribuisce ad aumentare la produttività anche solo il fatto di allontanarsi dalla propria scrivania per pochi minuti: anche un breve riposo può aiutare a rigenerarsi ed essere quindi maggiormente produttivi.

2. Semplificare l'agenda. Fissare riunioni solo in giorni della settimana ben precisi: in questo modo si avrà più tempo negli altri giorni per elaborare le informazioni senza interruzioni: sarà molto più facile concentrarsi.

3. Eseguire un backup. Non avere informazioni è peggio che averne troppe: assicurarsi dunque di disporre di una soluzione in grado di effettuare backup a intervalli regolari.

4. Ordinare la scrivania. Archiviare, riordinare o gettare i documenti non appena ricevuti. Provvedere all'acquisizione via scanner e all'archiviazione delle informazioni importanti per ridurre il disordine ed evitare di creare cataste di documenti. Per quanto riguarda l'utilizzo del computer, è buona norma disfarsi delle cartelle inutili e ricorrere ai motori di ricerca desktop per trovare le informazioni giuste in caso di necessità.

5. Una volta sola. Spesso si perde tempo a valutare e rivalutare la stessa informazione. La soluzione è quella di rispondere subito non appena si riceve una richiesta, archiviare l'informazione nel file corrispondente oppure cancellarla/distruggerla subito.

6. Dimenticarsi le offerte gratuite. Le offerte gratuite hanno in realtà un prezzo sotto forma di e-mail spam non richieste. Optare dunque per la qualità e non per la quantità, per le forme di pagamento ed i conti online e, quando necessario, iscriversi agli elenchi “do-not-call” e “no-junk mail” .

7. Utilizzare gli strumenti disponibili. Usare il telefono per ottenere le giuste informazioni al momento opportuno. Ad esempio, non è necessario sprecare tempo nella stampa di mappe se è possibile consultarle direttamente dal cellulare. I telefoni GPS sono in grado di fornire le giuste indicazioni sulla base del luogo in cui ci si trova in qualunque momento.

8. RSS. Iscriversi ad un aggregatore permette di trovare tutte le notizie che interessano da un’unica fonte.

9. Gestire la mobilità. Utilizzare un dispositivo mobile che supporti la posta elettronica, in modo da rendere comunque produttive le ore trascorse fuori dall'ufficio. Controllare regolarmente la posta elettronica durante la giornata di lavoro può aiutare a prevedere le attività; sbrigare subito le piccole richieste facilmente risolvibili, così da non aumentare ulteriormente il carico di lavori in attesa.

“Affrontare la questione del sovraccarico di dati è essenziale per la maggior parte delle aziende globali di oggi, di domani e del futuro”, ha spiegato Jenny Perotti, etnografa presso Xerox Innovation Group. “I risultati a cui siamo giunti saranno di aiuto agli utenti di tutto il mondo, affinché, facendo leva sugli strumenti che già oggi utilizzano, possano definire strategie e tecniche a favore di una collaborazione efficace e una gestione ottimale dei flussi informativi”.

I risultati dei ricercatori Xerox supportano i clienti nel comprendere le dinamiche a cui sarà soggetta la forza lavoro futura, oltre ad influenzare la progettazione dei prodotti e dei servizi Xerox con l'obiettivo di rendere più efficiente l'operato dei lavoratori di domani.