Xerox DocuShare Express, funzionalità estese

Tutte le aziende, a prescindere dalle loro dimensioni, si trovano ad affrontare il problema del sovraccarico di informazioni: montagne di carta, documenti elettronici e altre forme di contenuti che circolano quotidianamente. Per aiutare le piccole e medie imprese (PMI) a razionalizzare tali contenuti, Xerox ha lanciato una nuova soluzione di content management sviluppata specificamente per questo segmento business: la nuova applicazione DocuShare Express, infatti, gestisce i documenti business critical con grande semplicità ed estrema accessibilità. DocuShare Express è un sistema di archiviazione elettronica che offre funzioni intuitive di archiviazione, recupero e condivisione delle informazioni. Le sue cartelle basate sul Web permettono di organizzare i più diversi contenuti digitali, dai documenti cartacei scannerizzati ai fogli di calcolo, fino ai documenti Word, ai blog e ai wiki. DocuShare Express prevede inoltre un processo di installazione semplice e rapido che richiede basilari competenze tecniche.

“Le piccole imprese trovano difficile gestire il problema del sovraccarico di dati”, ha sottolineato Gianluca Rancati, Direttore Marketing di Xerox Italia. “Quando si tratta di gestire le informazioni ed essere efficienti, DocuShare Express pone le PMI sul medesimo piano delle grandi aziende”.

Tenere traccia di tutti i dati, cartacei e digitali, può rappresentare un compito arduo per una piccola realtà che dispone di limitate risorse amministrative. Uno studio medico, ad esempio, deve gestire materiali normativi, procedure farmaceutiche e manuali di formazione, documenti che necessitano di frequenti aggiornamenti e i cui processi di stampa, archiviazione e organizzazione possono rivelarsi molto costosi. DocuShare Express permette di consultare i materiali online, in qualsiasi momento, favorendo la comunicazione e la collaborazione senza impattare negativamente sul budget.

DocuShare Express, inoltre, integra una funzione di scansione e imaging che consente di caricare i documenti cartacei all'interno di specifiche cartelle DocuShare semplicemente facendo la scansione di particolari cover sheet. Docushare, infine, consente un’elevata scalabilità: è possibile infatti passare alle versioni più avanzate Docushare e Docuhare CPX, apportando semplici aggiornamenti, garantendo alle PMI di scegliere se e quando integrare nuove funzioni avanzate per la gestione dei contenuti e dei processi di business in base alle loro specifiche necessità.

EIP aumenta ulteriormente l'efficienza di DocuShare Xerox ha introdotto nella propria piattaforma di content management DocuShare anche una serie di funzioni avanzate per la sicurezza e la scansione attraverso la tecnologia EIP (Extensible Interface Platform). Sviluppato da Thomas Gabel Consulting, Xerox Alliance Partner per le soluzioni di Document Management, il connettore EIP consente l’interazione fra le Multifunzioni Xerox e la piattaforma Docushare, offrendo una soluzione altamente intuitiva che aumenta i livelli di efficienza ed i benefici ambientali, riducendo il consumo di carta e consumabili.

Con un semplice tocco dello schermo di un sistema multifunzione Xerox EIP-enabled dopo il login, gli utenti possono scannerizzare i documenti direttamente all'interno delle cartelle DocuShare per poi visualizzarli e condividerli; inoltre, è possibile navigare online all'interno di intere raccolte di documenti senza una ulteriore duplicazione o distribuzione.

Gli utenti autenticati possono accedere alle funzioni basilari di content management di DocuShare in maniera del tutto sicura. I documenti e le relative nuove versioni possono essere aggiunti, consultati online, recuperati e stampati. Infine, gli utenti possono avviare un workflow documentale innescando un processo predefinito nel momento in cui un documento viene acquisito e aggiunto ad una determinata raccolta.

Prezzi e disponibilità I prezzi di listino per il modello DocuShare Express partono da €1.700 per 10 utenti e 10 postazioni di sola lettura. Disponibile a partire dalla fine di settembre attraverso Xerox Global Services e i rivenditori Xerox DocuShare, DocuShare Express sarà acquistabile presso i concessionari Xerox, i rivenditori autorizzati e una selezione di Xerox Alliance Partners.

La tecnologia EIP è disponibile per l'intera gamma DocuShare, fra cui i modelli DocuShare Express, DocuShare o DocuShare CPX versione 6.0 o superiore.